بالخَطَوَات | مُشارَكَة مُستَنَدَات Google

زر المشاركة على مستندات Google وخيارات أخرى

سنتعرّف في هذه الصّفحة على كيفية مشاركة مستند من مستندات Google، وأنواع حق الوصول إليه من طرف الشّخص أو الجهة التي شاركنا معها المستند.

في بعض الأحيان، نكون بحاجة لمشاركة مستند من مستندات Google مع شخص آخر، لكن لا ندري ما هي الطّريقة الصّحيحة لفعل ذلك.


قبل مشاركة مستند من مستندات Google يجب أخذ شيئين اثنين بعين الاعتبار:

  1. كيف تريد مشاركة المستند
  2. ماذا تريد أن يفعل الطّرف الآخر على المستند


1- كيف تريد مشاركة المستند؟

يُمكن مشاركة مستند من مستندات جوجل بطرق عديدة، ولعلّ أهمّها:

  • مشاركة المستند بواسطة عنوان بريد إلكتروني.
  • مشاركة المستند بواسطة رابط.


- مشاركة المستند بواسطة عنوان بريد إلكتروني

إذا كان عدد الأشخاص الذين تريد مشاركة المستند معهم قليلا، أو كان شخصا واحدا مثلا، سيُمكنك مشاركة المستند بواسطة عنوان البريد الإلكتروني بإضافة عنوان بريده الإلكتروني مباشرة إلى المستند، وسوف يتوصّل المستلِم رسالة على بريده الإلكتروني تخبره بأنه قد تمّت إضافته إلى مستند من مستندات Google، وسيتمكّن المستلِم من الوصول إلى المستند بشكل سريع وسهل مباشرة عن طريق بريده الإلكتروني، كما لن يواجهه إذن بطلب حقّ الوصول.

ولفعل ذلك، يُرجى اتّباع الخطوات الآتية:

  1. الوصول إلى مستندات Google.
  2. اختيار المستند المراد مشاركته.
  3. الضّغط على زر "مشاركة" في الجهة العليا ناحية اليسار.
  4. إدخال عنوان البريد الإلكتروني للشّخص أو الأشخاص الذين تريد مشاركة المستند معهم.
  5. الضّغط على "تمّ" (انظر الصّورة أسفله):
خطوات مشاركة مستندات جوجل بواسطة الإيميل

تنبيه:
هناك ثلاث حالات يُمكن للمستلِم الوصول من خلالها إلى المستند:
  • عارض.
  • معلّق
  • محرّر

سنتعرّف عليها في الأسفل


- مشاركة المستند بواسطة رابط

إذا كان عدد الأشخاص الذين تريد مشاركة المستند معهم كبيرا، على سبيل المثال تريد إطلاع طُلّابك في مجموعة، على درس قمت بكتابته على المستندات، ولا يكفي الوقت، أو لا تتوفّر على عناوين بريدهم الإلكترونية، يُمكن إنشاء رابط لمشاركة المستند، وإرساله لهم مرّة واحدة، وسيتمكّن جميعهم من الوصول إلى المستند بشكل سهل.

ولفعل ذلك، يُرجى اتّباع الخطوات الآتية:

  1. الوصول إلى مستندات Google.
  2. اختيار المستند المراد مشاركته.
  3. الضّغط على زر "مشاركة" في الجهة العليا ناحية اليسار.
  4. الضّغط على "نسخ الرّابط" (انظر الصّورة أسفله):
خطوات مشاركة مستندات جوجل بواسطة رابط



خيارات مشاركة رابط مستندات جوجل

قبل الضّغط على "نسخ الرّابط" تظهر عبارة في الجانب الأيمن لعبارة "نسخ الرّابط"، والتي تقول: يتمكن فقط الأشخاص الذين تمت إضافتهم من فتح العناصر باستخدام هذا الرابط.

لقطة شاشة لخيار تغيير الإذن بالسّماح لمستندات غوغل

والتي عند الضّغط عليها تظهر لنا بعض الخيارات.


عموما، هناك خيارين لمشاركة رابط مستندات Google:

  1. حصري.
  2. أي مستخدم لديه الرّابط.


- حصري

إذا قمت باختيار خيار "حصري"، وقمت بمشاركة رابط المستند، فأيّ شخص سيحاول الوصول إلى المستند عن طريق الرّابط، سيواجه صفحة طلب الإذن بالدّخول، ولن يتمكّن من الوصول إلا إلى حين أن تقوم بالموافقة على طلبه. تعرّف على المزيد حول كيفية إعطاء حق الوصول إلى مستندات Google.

تُرجى معرفة أنك ستتوصّل برسالة عبر البريد الإلكتروني تُخبرك بأن شخصا قد طلب حقّ الوصول إلى المستند.


- أي مستخدم لديه الرّابط

إذا قمت باختيار خيار "أي مستخدم لديه رابط"، وقمتَ بمشاركة الرّابط، فإنّ أي شخص لديه الرّابط، سيتمكّن من الوصول إلى المستند مباشرة، وسيتمكّن من الوصول بالإذن الذي اخترته للرّابط قبل مشاركته.

خيارات (حصري) و (أي مستخدم لديه الرّابط) على مستندات جوجل



تنبيه مهم:

هناك ثلاث حالات يُمكن للمستلِم الوصول من خلالها إلى المستند:
  • عارض.
  • معلّق
  • محرّر

قد يتمكّن الجميع من الوصول للمستند إذا قمتَ بمشاركته معهم بواسطة البريد الإلكتروني، لكن قد لا يتمكّن الجميع من الوصول إليه إذا تمّت مشاركته بواسطة رابط، وقد تواجههم صفحة طلب الإذن بالوصول، لهذا، ولحلّ المشكلة، تابع القراءة.



2- ماذا تريد أن يفعل الطّرف الآخر على المستند

تختلف أنواع الوصول للمستندات التي تمّت مشاركتها من إعداد لآخر، وحسب رغبة المرسِل، وحسب محتوى المستند أيضا. لهذا وفّرت Google ثلاثة أنواع من الحقوق التي يملكها الأشخاص الذين تمّ مشاركة الرّابط معهم، والتي يُمكنك إعدادها عند مشاركة المستند بواسطة عنوان البريد الإلكتروني، أو قبل إنشاء الرّابط، وهي كما يلي:

  • عارض.
  • معلّق.
  • محرّر.

⬅ عارض:

العارض في مستندات جوجل شخص يتمكّن من الوصول إلى المستند، ويتمكّن من رؤيته، وقد يتمكّن من تنزيله وطباعته ونسخه، غير أنه لا يُمكن للعارض التّعديل على المستند، و/أو اقتراح تعديلات أو تغيير الأذونات أو مشاركة المستند.

مثال:

أستاذ يريد مشاركة إعلان في مستندات Google مع طُلّابكه، في هذه الحالة يُنصح باختيار إذن "عارض"


⬅ معلّق:

المعلّق في مستندات جوجل شخص يتمكّن من التّعليق على المستند ولا يُمكنه التّعديل مباشرة (إلا بعد موافقتك على تعليقه)، وقد يتمكّن من تنزيل المستند، وطباعته ونسخه، ولا يُمكنه تغيير الأذونات و/أو مشاركة العناصر.

مثال:

طالب تريد من صديقه أن يقوم بمراجعة البحث الذي قام بكتابته، لكنّه لا يريد أن يتمّ تعديل شيء قبل موافقته، في هذه الحالة يُنصح باختيار إذن "معلّق". سيتمكّن صديقه (إذا اكتشف خطأ أو أراد إضافةَ إضافةٍ) من التّعليق على المستند، وسيتوصّل صاحب المستند برسائل عبر البريد الإلكتروني تخصّ التّعليقات التي قام بها صديقه، وسيُمكن حينها الموافقة أو عدم الموافقة عليها.


⬅ محرّر:

المحرّر في مستندات جوجل شخص يُمكنه التّعديل على المستند مباشرة تماما كما تفعل أنت، وقد يتمكّن من تغيير الأذونات ومشاركة العناصر إن سمحت له بذلك أيضا.

مثال:

صاحب المستند وصديقه يفكّران في كتابة بحث مشترك، بحيث يرى صاحب المستند أنه من الضّروري أن يكونا على المستند في نفس الوقت، يُنصح في هذه الحالة باختيار إذن "محرّر"، وسيتمكّنان هما الاثنين من التّعديل مباشرة على المستند.


معلومات إضافية حول مشاركة مستندات Google

هناك أذونات أخرى يُمكن إعدادها عند محاولة مشاركة مستند، لحماية الخصوصية أكثر، ويُمكن العثور عليها بشكل سهل كما يظهر على الصورة في الأسفل.

عند الضّغط على زرّ مشاركة، وعند ظهور مربّع المشاركة، يظهر زرّ إعدادت في الجهة العليا له، كما سيظهر على الصورة التّالية:

إعدادت إضافية على مستندات جوجل

وعند الضّغط على زرّ "إعدادات" هذا سوف يُمكن فعل الآتي:

بالنّسبة للمحرّرين:

يُمكنك إعطاؤهم الإذن أو عدمه لتغيير الأذونات ومشاركة العناصر

بالنّسبة للمعلّقين والعارضين

يُمكنك إظهار أو عدم إظهار خيارات التنزيل والطّباعة والنّسخة لهم.

لقطة شاشة لإعدادات المشاركة مع الأشخاص في مستندات جوجل

كما قد يثير انتباهك الانتقال للآتي:


وإذا كان لديك استفسار أو تعقيب حول الموضوع، لا تتردّد في مشاركته في الرّدود في الأسفل :-)

الصورة الشّخصية لمحمد الورياغلي خبير منتجات Google

محمد الورياغلي | خبير منتجات Google

كتابة تعليق ...

إرسال تعليق

كتابة تعليق ...

يُمكنك كتابة التّعليق هنا (0)

أحدث أقدم